Wanneer wij zeggen dat elke agent begint met een functieomschrijving, denken mensen aan een marketingpagina. Dat is het niet. Het is een werkdocument, overeengekomen en ondertekend voordat de agent wordt ingezet, en het wordt gecompileerd tot de beperkingen die de kernel tijdens runtime afdwingt. Deze briefing loopt de secties ervan door.
De rol, in één zin
De eerste regel stelt waar de rol voor is, in taal die het hele bedrijf kan herhalen. “Houdt het debiteurenboek actueel en volgt openstaande bedragen op” is een rol. “Benut AI om finance te transformeren” is dat niet. Als de zin niet kan worden weerlegd, kan er geen toezicht op worden gehouden.
Taken
Vijf tot acht taken, elk waarneembaar. Een taak moet werk beschrijven dat u in de audittrail kunt aanwijzen: een verstuurde herinnering, een bijgewerkt register, een opgeleverd overzicht. Waar een taak oordeelsvorming vraagt, zegt de taak wiens oordeel het werk afrondt. “Schrijft de toelichting op afwijkingen ter beoordeling door de finance lead” houdt het werk en de beoordelaar met opzet in dezelfde zin.
Rapportagelijn
Elke agent rapporteert aan een met naam genoemde menselijke rol, en de functieomschrijving zegt welke besluiten langs die lijn omhooggaan. Dit is de sectie die risicocommissies als eerste lezen, en ze moet hun vraag rechtstreeks beantwoorden: wanneer deze agent iets tegenkomt buiten zijn mandaat, wie hoort dat dan, en hoe snel?
KPI’s
Drie of vier, meetbaar vanuit het besluitenlogboek zonder extra instrumentatie. Goede agent-KPI’s zien eruit als goede KPI’s voor medewerkers: debiteurendagen, doorlooptijd in uren, foutentellingen met een doel van nul. Als een KPI niet uit het dossier kan worden berekend, is het een ambitie, en die gaat eruit.
De nooit-lijst
De sectie die in een deal het meeste werk doet, en de sectie die wij weigeren af te zwakken. Ze somt op wat de agent nooit doet, en de kernel dwingt elke regel af als een ontbrekende capaciteit, niet als een beleidsherinnering. “Wijzigt nooit een factuurbedrag” betekent dat de bewerking binnen het mandaat van die agent niet bestaat. Wanneer een potentiële klant vraagt wat er gebeurt als de agent toch de instructie krijgt het te doen, is het antwoord: hij weigert, en de weigering wordt gelogd samen met de instructie die haar veroorzaakte.
Goedkeuringspoorten
Tot slot het schema van acties die stoppen en op een persoon wachten: welke acties, welke goedkeurdersrollen, en wat de goedkeurder bij de poort ziet. Poorten zijn het verschil tussen delegeren en afschuiven, en de functieomschrijving is de plek waar ze worden overeengekomen in plaats van verondersteld.
Een nuttige test voor elke leverancier van agents, ons inbegrepen: vraag om de functieomschrijving vóór de demo. Als er geen document is om u te laten zien, is de governance een slide.